情報公開・個人情報保護審査会-平成29年2月7日

平成28年度第2回情報公開・個人情報保護審査会 （担当課：総務部総務課）

1 開催日時

 平成29年2月7日（火曜日）13時30分から14時00分まで

2 開催場所

 市庁舎3階 301・302会議室

3 出席者

【委員】大岩則子、亜紀子、松本史典、森田祐一（50音順、敬称略）
(注意)亀石和代委員は所用のため欠席

【市】（説明員）建設部建築相談課長、同主査 教育部図書課長、同主査
（事務局）総務部長、総務部次長、総務課長、法制・文書担当主査、同スタッフ
【傍聴】なし

4 審査会の経過

(注意)以下は、事務局が発言の要旨をメモにより要約しており、いわゆるテープおこしをしたものではありません。

＜1＞会長挨拶（副会長代理）

＜2＞諮問

 総務部長より、今回審査いただく事項について諮問しました。

＜3＞議事（諮問事項）

（1）恵庭市耐震改修促進計画の改定に係る家屋台帳情報の目的外利用について

(注意)諮問内容について、建設部建築相談課長、同主査より資料をもとに説明

説明概要 

 「恵庭市耐震改修促進計画」は、耐震診断、耐震改修を計画的に促進することにより、既存建築物の耐震性能を確保し、市民の生命、財産を守ることを目的として、国や道の計画をもとに、計画期間を平成22年度から平成27年度として、平成22年3月に策定しました。
 このたび、目標年度を迎え、国、道からも新たな計画、方針が示されたことから、恵庭市においても、現在、見直しを進めているところです。
 これまでも、家屋台帳情報のうち、建築年月日、構造、種類、面積などの情報を提供していただいておりましたが、今回、作業を進めていく中で、建物の所在地情報が必要となる可能性が出てきたことから、個人情報の目的外利用について審査していただき、計画の改定作業を進めていきたいと考えております。
 また、計画の改定作業は、外部委託をしておりますが、個人情報の取扱いについては、委託契約の中で「特定個人情報の取扱に関する特約書」を交わしておりますので、遵守を徹底します。

各委員からの質問・意見等の内容

委員

 家屋台帳には他にどのような項目が記載されているのか。

説明員

 税務課で作成している家屋台帳には、用途や、敷地内にある建物それぞれの位置、持分、登記、課税の減額状況などについて記載されている。

委員

 計画の改訂作業を委託している企業は、どのような企業か。

説明員

 防災関係のコンサルタント業者で、全国的に災害に係る調査を行ったり、自治体の計画に携わったりしている企業である。

（2）木造住宅耐震診断・耐震改修補助事業の推進に係る家屋台帳情報の目的外利用について

(注意)諮問内容について、建設部建築相談課長、同主査より資料をもとに説明

説明概要

 木造住宅の耐震診断及び耐震改修補助事業については、1件目で説明させていただきました「恵庭市耐震改修促進計画」に基づき実施している補助事業であります。
 これまでも、市の広報やホームページへの掲載、出前講座等でのチラシの配布などを実施しており、さらに今年度はフリーペーパーや新聞の折り込みなど市内2万7千戸にチラシを配布し、市民周知を図ってまいりましたが、思うように耐震化率が向上していないのが現状です。
 つきましては、現在進めております「耐震改修促進計画」の見直しにあわせて、改めて市民の防災意識の向上と災害に強いまちづくりの推進を図るために、補助事業の対象となる家屋所有者に対し、直接事業案内を送付したく、家屋台帳情報の目的外利用について審査いただき、耐震化の促進につなげたいと考えております。

各委員からの質問・意見等の内容

委員

 対象者を絞り込むために目的外利用をするのか。

説明員

 これまでは広く発信をするだけになっていたが、対象となる住宅（昭和56年5月31日までに建てた住宅）の所有者に対して直接お知らせし、耐震化の促進を図りたいと考えていることから、所有者氏名及び住所の情報も取得したい。

委員

 情報を発信して、実際にどのくらいの問合せがあったのか。

説明員

 今年度は60数件の問合せが来ている。

委員

 現在空き家になっている住宅も対象となるのか。

説明員

 そのとおり。あくまで対象となる住宅の所有者に対してお知らせをする。

委員

 対象となる住宅が現在どのくらいあるか把握しているのか。

説明員

 おおむね6,000から7,000程度と試算している。先程の問合せ件数の中には、対象とならない者からの問合せもあるため、実際には1割を切る程度の問合せ状況となっている。

(注意)説明の聞き取りが終わり、説明員退席

答申内容

（1）恵庭市耐震改修促進計画の改定に係る家屋台帳情報の目的外利用をすることは妥当である。

 ただし、附帯意見については、事務局と協議のうえ附することとする。

（2）木造住宅耐震診断・耐震改修補助事業の推進に係る家屋台帳情報の目的外利用をすることは妥当である。

 ただし、附帯意見については、事務局と協議のうえ附することとする。

（3）市立図書館の指定管理者制度導入に係る利用者情報のオンライン結合について

(注意)諮問内容について、教育部図書課長、同主査より資料をもとに説明

説明概要

 本年4月から、市立図書館本館、恵庭分館、島松分館の3館に、指定管理者制度を導入します。
 このことにより、教育委員会が管理する電子計算機と指定管理者が管理する電子計算機をオンラインで結合し、市立図書館の利用者情報を提供し、図書館業務を行うものであります。

 指定管理者が行う主な業務内容は、4つあります。

1. 利用者情報の新規・削除・変更などの更新
2. 貸出・返却・督促などの貸出管理
3. 予約の受付・連絡等の管理
4. 年代別・男女別・地区別利用状況等の統計業務

また、主な利用者の情報は、次の6つです。

1. 利用者カード番号
2. 氏名
3. 生年月日
4. 性別
5. 住所・電話番号・メールアドレスなどの連絡先
6. 保護者名（中学生以下）

（参考資料の説明）
 指定管理者は、オンライン結合により随時、利用者情報や書誌情報等にアクセスしながら、図書館業務を行っていくことになります。
 具体的には、教育委員会が管理するシステムサーバ群と指定管理者が管理するクライアントがオンラインで繋がります。教育委員会が利用者情報を含む書誌データや統計データを管理し、指定管理者の職員の誰が、いつ、どのような情報を得て、どのような作業を行ったのかを管理するアクセス管理を行います。また、適正なオンライン結合が行われているかなどのネットワーク管理や、適切なセキュリティが保たれているかを管理します。

各委員からの質問・意見等の内容

委員

 実際に現在もサーバとパソコンがオンラインで常に繋がっていて、パソコンを使う主体が指定管理者に変わるだけか。

説明員

 そのとおり。

委員

 個人情報の入ったサーバを管理するのは誰か。

説明員

 これまでどおり教育委員会でサーバを管理する。

委員

 必要な部分だけ情報をコピーして外部に持ち出すことは可能なのか。

説明員

 現在もIDアクセス管理を行っており、持ち出すことはできないようになっている。また、USBメモリにコピーすることについても制限をかけている。

(注意)説明の聞き取りが終わり、説明員退席

答申内容

（3）市立図書館の指定管理者制度導入に係る利用者情報をオンライン結合することは妥当である。

ただし、附帯意見については、事務局と協議のうえ附することとする。

＜4＞その他

（1）個人情報保護法及び番号法の一部改正について（総務部総務課より説明

 昨年末に個人情報保護法及び番号法の全面施行を本年5月30日とする政令が閣議決定されました。その改正内容について、簡単に説明いたします。
 今回の改正は、大きく6つに分類されております。
 1つ目は、「個人情報の定義の明確化」と「要配慮個人情報に関する規定の整備」です。身体的特徴などについても個人情報として明確化し、また、要配慮個人情報については、人種・信条・病歴など不当な差別や偏見が生じる可能性のある個人情報を「要配慮個人情報」と定め、原則として本人の同意を得ることを義務化しております。
 2つ目は、「匿名加工情報に関する加工方法や取扱い等の規定の整備」と「個人情報保護指針の作成、届出、公表等の規定の整備」です。
 3つ目は、「第三者提供に係る確認及び記録の作成の義務化」と「個人情報データベース等提供罪の新設」です。
 4つ目は、「個人情報保護委員会の新設」と「現行の主務大臣の権限の一元化」です。
 5つ目は、「国境を越えた適用及び外国執行当局への情報提供に関する規定の整備」と「外国にある第三者への個人データの提供に関する規定の整備」です。
 6つ目は、「本人の同意を得ない第三者提供の届出・公表等の厳格化」、「利用目的の変更を可能とする規定の整備」、「取り扱う個人情報が5,000人以下の小規模取扱事業者への対応」です。
 以上が本年5月30日に改正される内容ですが、本市としては「取り扱う個人情報が5,000人以下の小規模取扱事業者への対応」について市民にも大きく関係してくる部分だと考えられますので、今後、法改正の内容及び近隣市町村の改正状況も踏まえて、本市の個人情報保護条例等の改正を適正に行うとともに、必要に応じて制度の周知を図っていきたいと考えております。

（2）特定個人情報保護評価書について（総務部総務課より説明）

 マイナンバーが付与される個人情報を取り扱う前に個人のプライバシーに与える影響を予測し、評価するために行われる「特定個人情報保護評価」について、前回の審査会以降、基礎項目評価を行った事務が3件ありましたので、ここで報告させていただきます。
 1つ目は「子ども医療に関する事務」、2つ目は「ひとり親家庭等医療に関する事務」、3つ目は「重度心身障害者医療に関する事務」となっております。担当部署は、全て国保医療課で、それぞれの事務について昨年12月1日にすべて公表しているところです。
 なお、今回も報告はありませんでしたが、過去1年以内に特定個人情報に関する重大事故を発生させた場合、基礎項目評価をさらに詳しくし、リスク対策等についても記載する「重点項目評価」を行うこととなります。以前にも申し上げましたが、恵庭市において万が一、重大事故が発生し、重点項目評価を行う場合は、第三者機関である本審査会にお願いすることとしておりますので、よろしくお願いいたします。
 今後も、基礎項目評価書を作成した事務については、本審査会にてご報告させていただきます。

（3）前回の諮問・答申事項に係る運用状況の報告について（総務部総務課より説明）

 昨年8月5日に開催された平成28年度第1回恵庭市情報公開・個人情報保護審査会において諮問・答申がありました『恵庭市コンビニ交付サービス実施に伴うオンライン結合による個人情報の提供について』の経過、運用状況について説明いたします。
 答申以降、コンビニ交付をするに当たって、条例及び規則の改正を行った後、本年1月に業者との契約を行っております。その契約の中で、個人情報の取扱いについては、特記契約書を締結し、個人情報の保護を担保しております。
 2月よりコンビニ交付事業を開始しておりますが、まだ1週間あまりしか経過しておりませんので、運用状況というほどの実績は報告されておりません。マイナンバーカードの交付率も低い状況にありますので、マイナンバーカードの交付率の向上に向けた取組も引き続き行っていくとともに、様々な機会においてコンビニ交付について周知を図っていくとのことです。

＜5＞閉会

14時00分終了